È possibile lavorare più velocemente senza sacrificare la qualità. E no, questo non è uno scherzo, uno scherzo o un’impossibilità. Un’attività può richiedere meno tempo se si pianifica, si riducono al minimo le distrazioni e si collabora in modo intelligente.
In questo articolo ti diciamo quali strategie attuare nella tua vita quotidiana affinché, oltre a portare a termine le tue responsabilità più velocemente senza compromettere il livello, tu abbia tempo per te stesso! Sia che tu voglia riposarti o dedicarti ai tuoi hobby.
Come lavorare più velocemente senza sacrificare la qualità?
Ecco i principali punti da ricordare per lavorare più velocemente e con qualità.
1. Collabora in modo intelligente
Negli ultimi anni, “quell’incontro avrebbe potuto essere un’e-mail” è diventata una frase molto popolare e persino un meme. In un sondaggio condotto da Korn Ferry, il 67% dei lavoratori ha affermato che le riunioni eccessive impediscono loro di portare a termine il proprio lavoro. Le riunioni eccessive sono solo un esempio di collaborazione inefficiente sul lavoro. Ci sono anche problemi derivanti dai sistemi di chat interni, dai thread di posta elettronica sovraffollati e persino da attività confuse.
Oggi, con molti team che lavorano in remoto da sedi distribuite, è importante migliorare la trasparenza e ridurre al minimo l’eccesso di comunicazione. Un modo per farlo è con uno strumento di collaborazione come Hive che riunisce tutti i sistemi di comunicazione, i documenti e le attività del team in una dashboard centralizzata.
2. Smetti di fare più cose contemporaneamente
Non puoi essere un supervisore, aiutante dello scrittore di saggi, contabile o project manager allo stesso tempo, vero? Ti sei mai chiesto come puoi lavorare su 5 cose contemporaneamente ma non realizzare mai nulla? Questo perché il multitasking è un mito della produttività. È stato dimostrato che è necessario il 40% in più di tempo per svolgere le attività durante il multitasking.
L’alternativa? Monotasking. Come puoi immaginare, questo si riferisce allo svolgimento di una singola attività alla volta, per intervalli più brevi correlati alla capacità media di attenzione umana di ca. 18-20 minuti. Se hai difficoltà a concentrarti su un singolo compito, stai lontano dalle distrazioni. Disattiva le notifiche, chiudi le schede del browser inutilizzate e presta attenzione a quanto più velocemente puoi lavorare quando ti concentri su una cosa.
3. Prepara un piano
È possibile ridurre la quantità di tempo tra le attività pianificando in anticipo il giorno della settimana. Queste tre fasi ti aiuteranno a organizzare il tuo lavoro:
- Fai un elenco di tutto ciò che devi fare oggi. Ciò ti aiuterà a tenere traccia del lavoro da svolgere e a prevenire il sovraccarico. Assicurati solo che il tuo piano sia fattibile e realizzabile. Nel tempo che hai a disposizione dovresti riuscire a portare a termine tutto ciò che avevi pianificato.
- Crea un elenco di cose da fare che contenga solo le attività più importanti e che richiedono tempo. Se aggiungi anche microtask, la tua lista di cose da fare diventerà sovraccarica, causando tensioni inutili e l’impressione che non riuscirai mai a portare a termine nulla. Cancella un lavoro dall’elenco mentre lo completi.
- Fai piani a lungo termine. Pianifica eventuali scadenze e giorni di ferie imminenti per assicurarti di completare il compito in tempo. Puoi goderti le tue pause senza preoccuparti del lavoro se ti prepari in anticipo. Aggiungi promemoria al tuo calendario per aiutarti a rimanere proattivo.
4. Usa un timer mentre lavori
Questo è un semplice trucco per lavorare più velocemente senza compromettere la qualità. Puoi monitorare quanto tempo dedichi a lavorare su ciascun lavoro utilizzando un cronometro o un timer. Quando ti concedi un determinato periodo di tempo per completare ciascuna attività, ti spingi a completarle più velocemente.
La legge di Parkinson nel mondo degli affari afferma che “il lavoro si espande per riempire il tempo a sua disposizione”. Ciò implica che se non hai molte faccende da svolgere, una di queste richiederà più tempo del dovuto. In questo approccio, dai l’impressione di aver lavorato tutto il giorno perdendo molto tempo.
Potresti impiegare più tempo del necessario per svolgere un’attività se non le assegni un tempo specifico. Pertanto, per accelerare il tuo lavoro durante la giornata, crea obiettivi temporali precisi per ogni incarico.
5. Stabilisci obiettivi incrementali
Un modo per aumentare la produttività e la motivazione è fissare piccoli traguardi che conducano all’obiettivo generale. Questi obiettivi più piccoli ti daranno qualcosa su cui lavorare nell’immediatezza, il che aumenta la motivazione e ti impedisce di perderti nel quadro generale. Per lavorare più velocemente senza sacrificare la qualità, questo è un must.
La definizione degli obiettivi non è solo una buona pratica lavorativa, ma è ben noto che influenza il successo. Ciò crea slancio, poiché avere un obiettivo identificato stimola il tuo desiderio di arrivarci il più rapidamente possibile.
6. Riduci al minimo le distrazioni
Cerca di ridurre al minimo le distrazioni mentre lavori. Ad esempio, puoi spegnere la televisione o la radio, a meno che non sia per la musica che ti aiuta a concentrarti. Potresti anche considerare di spegnere il telefono o di metterlo in vibrazione. Un buon modo per evitare la tentazione è tenere il cellulare fuori dalla vista. Se lo hai a portata di mano e guardi il suo schermo, lo accendi solo per vedere se hai qualcosa, e sei tentato di entrare nelle reti senza renderti conto di aver perso mezz’ora.
Se lavori da casa, chiudi la porta per evitare di essere disturbato dagli altri. Se però non hai una stanza tutta per te, puoi usare le cuffie con la musica, così eviterai di farti distrarre dai rumori e dalle chiacchiere intorno a te.
7. Raggruppare insieme compiti simili
Quando ti concentri su attività correlate, passi meno tempo a passare da un’attività all’altra. Ad esempio, puoi dedicare una certa quantità di tempo a rispondere a tutte le tue email o programmare una lista di telefonate in successione. Quindi si passa al caricamento delle informazioni. Quindi si passa alle chiamate ai clienti. E così via.
Ogni volta che inizi un tipo di attività, devi pensare a cosa devi fare e potresti aver bisogno di diversi tipi di strumenti per ogni attività, il che significa perdere tempo. Se svolgi tutti i compiti simili insieme, lo eviti. Provalo!
8. Prenditi del tempo per disconnetterti dal lavoro
Questo è un ottimo consiglio per completare questo elenco su come lavorare più velocemente senza sacrificare la qualità. Mettere da parte del tempo personale per disconnettersi dal lavoro può aumentare la tua produttività. Pianifica una pausa durante il giorno e la settimana e concentrati sul fare qualcosa che ti piace durante quel tempo personale.
Ad esempio, potresti trascorrere le prime ore della giornata facendo qualcosa che ti sta a cuore, come fare yoga, fare una passeggiata o giocare con i tuoi figli. Questo dovrebbe aiutarti a schiarirti la mente, a metterti di buon umore e a mantenerti concentrato durante l’orario di lavoro in modo da poter lavorare più velocemente.
Dovresti anche provare a disconnetterti dai pensieri legati al lavoro durante i fine settimana in modo da poter tornare al lavoro riposato e pronto ogni settimana. Potrebbe essere utile impostare account e-mail separati, ovvero non avere e-mail personali e professionali nella stessa casella di posta. In questo modo limiterai il tuo accesso ai messaggi professionali durante il fine settimana.
Come riesci a lavorare più velocemente senza sacrificare la qualità?
Esistono molti modi per lavorare più velocemente senza sacrificare la qualità. Testando queste misure, ti suggeriamo di vedere con quali ti senti più a tuo agio e quali sono più efficaci per te. L’importante è trovare un modo per rimanere concentrato e migliorare la tua produttività.